XRechnung als PDF speichern

Eine XRechnung ist eine XML-Datei: Sie können das Original direkt speichern und weiterleiten, zum bequemen Lesen benötigen Sie jedoch eine Darstellung. Mit dem XRechnung-Viewer und dem Druckdialog Ihres Browsers erhalten Sie in wenigen Schritten eine zusätzliche lesbare PDF-Kopie. Die Rechnung wird dabei lokal im Browser verarbeitet und nicht hochgeladen.

Schritt für Schritt

  1. Öffnen Sie den Viewer und ziehen Sie die Rechnungsdatei hinein (XRechnung als .xml oder ZUGFeRD/Factur-X als .pdf).
  2. Prüfen Sie die Anzeige, zum Beispiel Rechnungssteller und Zahlbetrag unter „Auf einen Blick“.
  3. Klicken Sie auf „Drucken / als PDF speichern“. Der Druckdialog des Browsers öffnet sich.
  4. Wählen Sie als Ziel bzw. Drucker die PDF-Option (Bezeichnungen siehe unten).
  5. Prüfen Sie in der Vorschau Papierformat (z. B. A4) und Seitenzahl. Mehrseitige Rechnungen wiederholen auf jeder Seite den Tabellenkopf. Kopf- und Fußzeilen des Browsers können Sie ausschalten.
  6. Speichern Sie die Datei und wählen Sie den Speicherort auf Ihrem Gerät.

So heißt die PDF-Option in Ihrem Browser

Die genauen Bezeichnungen können je nach Browserversion, Betriebssystem und Sprache abweichen. Auf Smartphones und Tablets führt der Weg meist über „Teilen“ bzw. „Drucken“ des Browsers.

PDF-Kopie und E-Rechnung sind nicht dasselbe

Die gespeicherte Datei ist eine Ansicht der Rechnung zum Lesen, Weiterleiten oder Ablegen. Sie ist selbst keine E-Rechnung: Sie enthält keine maschinenlesbaren Rechnungsdaten und ist keine ZUGFeRD-Datei. Der Viewer wandelt die E-Rechnung also nicht um, sondern stellt sie nur druckbar dar. Bewahren Sie deshalb immer auch die ursprüngliche Datei auf. Welche Aufbewahrungspflichten für Sie gelten, klärt Ihre Steuerberatung; Hintergründe zu Pflichten und Formaten finden Sie in der FAQ zur E-Rechnung.

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